Es ist nicht besonders schwierig, dafür umso nützlicher und sehr vielseitig verwendbar, eine Access-Datenbank zu erstellen. Microsoft Access ist leider nicht in der Office-Version Home and Business enthalten, kann aber als Komponente desselben dazugekauft und installiert werden. In OpenOffice/LibreOffice heisst das Programm schlichtweg Datenbank oder LibreOffice Base. Bei den Anwendungen MS-Word, Excel und PowerPoint ist die Kompatibilität kein grösseres Problem, bei Access und Datenbank / Base dagegen schon. Die Datenbanken lassen sich nicht so beliebig öffnen. Das finde ich, ist ein unschöner Nachteil. Sie können sich dahingehend helfen, dass Sie beispielsweise Tabelleninhalte (das Rückgrat einer Datenbank) im einen Datenbanksystem exportieren und im anderen wieder importieren. Das beansprucht, zugegeben, etwas Zeit.
An einem einfachen Beispiel zeige ich, wie man eine solche Datenbank erstellt und wie sie aufgebaut wird.
Ausgangslage
Eine Kunstsammmlung soll dokumentiert werden. Dabei ist es nötig, dass die Werke einerseits mit Abbildung aufgeführt sind und andererseits übersichtlich verwaltet werden können. Da nicht immer die komplette Sammlung angezeigt werden muss, soll die Darstellung auch nach bestimmten Kriterien sortiert und gefiltert werden können. Um dies alles zeigen zu können, erstelle ich eine Datenbank mit etwa 5 Datensätzen. Damit kann der Aufbau und die Funktion der Datenbank grundsätzlich demonstriert werden.
Vorgehen – die Tabelle
Wir starten Access (hier am Beispiel der Version 365 for Enterprise 2108) und wählen Neu – Leere Datenbank und geben dieser den passenden Dateinamen und wählen den künftigen Speicherort. Der Speicherpfad ist wichtig, da eine Datenbank während der Arbeit die Änderungen laufend speichert.
An einem einfachen Beispiel zeige ich, wie man eine solche Datenbank erstellt und wie sie aufgebaut wird.
Ausgangslage
Eine Kunstsammmlung soll dokumentiert werden. Dabei ist es nötig, dass die Werke einerseits mit Abbildung aufgeführt sind und andererseits übersichtlich verwaltet werden können. Da nicht immer die komplette Sammlung angezeigt werden muss, soll die Darstellung auch nach bestimmten Kriterien sortiert und gefiltert werden können. Um dies alles zeigen zu können, erstelle ich eine Datenbank mit etwa 5 Datensätzen. Damit kann der Aufbau und die Funktion der Datenbank grundsätzlich demonstriert werden.
Vorgehen – die Tabelle
Wir starten Access (hier am Beispiel der Version 365 for Enterprise 2108) und wählen Neu – Leere Datenbank und geben dieser den passenden Dateinamen und wählen den künftigen Speicherort. Der Speicherpfad ist wichtig, da eine Datenbank während der Arbeit die Änderungen laufend speichert.
Access-Start | Datenbank anlegen
Nach einem Klick auf Erstellen öffnet sich die Datenbank automatisch mit ihrer ersten Tabelle (Tabelle 1). Das ist das Rückgrat der Datenbank. Wechseln Sie dann oben links bei Ansicht in die Entwurfsansicht, wobei Sie aufgefordert werden, die Tabelle zu benennen oder den Vorschlag Tabelle 1 beizubehalten.
erste Tabelle und Primärschlüssel
Nachdem jetzt bei der Tabelle automatisch der Primärschlüssel* als Autowert definiert worden ist, können Sie mit den notwendigen Tabellenfeldern beginnen.
*(der Primärschlüssel ist später so quasi die Identitätskarte eines jeden Datensatzes und ist daher für jeden Datensatz einmalig).
Spätestens jetzt bemerken Sie, was Sie sich alles vor dem eigentlichen Beginn überlegen hätten müssen. Eine klare Planung auf Papier ist wohl unumgänglich, damit Sie nachher auch wirklich die Grundlagen zur vielseitigen Nutzung der Datenbank vorfinden. Diese Überlegungsarbeit habe ich Ihnen hier abgenommen. Die Beschreibungen müssen Sie nicht übernehmen. Wählen Sie jedoch beim Felddatentyp den passenden Eintrag und beobachten Sie unten die Feldeigenschaften, die nötigenfalls angepasst werden. Erstellen Sie die Tabelle wie folgt:
*(der Primärschlüssel ist später so quasi die Identitätskarte eines jeden Datensatzes und ist daher für jeden Datensatz einmalig).
Spätestens jetzt bemerken Sie, was Sie sich alles vor dem eigentlichen Beginn überlegen hätten müssen. Eine klare Planung auf Papier ist wohl unumgänglich, damit Sie nachher auch wirklich die Grundlagen zur vielseitigen Nutzung der Datenbank vorfinden. Diese Überlegungsarbeit habe ich Ihnen hier abgenommen. Die Beschreibungen müssen Sie nicht übernehmen. Wählen Sie jedoch beim Felddatentyp den passenden Eintrag und beobachten Sie unten die Feldeigenschaften, die nötigenfalls angepasst werden. Erstellen Sie die Tabelle wie folgt:
Feldeigenschaften
Damit ist ein wichtiger Grundstein der gesamten Datenbank gelegt.
Vorgehen – die Abfrage
Um später ein geeignetes Erfassungsformular zu erstellen, benötigen wir nun eine Abfrage-Tabelle. Dazu wählen Sie im Menü Erstellen den Abfrageassistenten. Sie können Auswahlabfrage-Assistent belassen und mit OK bestätigen. Sie können nun eigentlich alle Felder der Tabelle 1 nach rechts in Ausgewählte Felder verschieben (oder für eine andere Abfrage nur bestimmte auswählen). Wenn das erledigt ist, bestätigen Sie die Dialoge mit Weiter und schliesslich Fertigstellen. Die Abfrage erscheint dann links bei den Access-Objekten und wird ebenfalls als Tabelle angezeigt.
die Abfrage
Vorgehen – das Formular
Da Tabellen für die Datenerfassung und Darstellung nicht besonders angenehm und weniger benutzerfreundlich sind, erstellen Sie nun für die Datensätze ein Formular, gewissermassen eine Maske, ein Layout. Hier ist etwas graphisches Geschick und natürlich auch Verknüpfungslogik gefragt.
Wählen Sie dazu unter dem Menü Erstellen – Formularentwurf und Sie erhalten das Entwurfsblatt, das Sie nun gestalten. Unter dem Menü Formularentwurf fügen Sie alle Gestaltungs- und Steerelemente hinzu, die Sie aus der Abfrage im Formular verwenden möchten. Sie können dazu auch gut den Steuerelement-Assistenten verwenden. Zwingend ist das Steuerelement ID. Kontrollieren Sie dabei genau das Eigenschaftenblatt jeden Elements.
Da Tabellen für die Datenerfassung und Darstellung nicht besonders angenehm und weniger benutzerfreundlich sind, erstellen Sie nun für die Datensätze ein Formular, gewissermassen eine Maske, ein Layout. Hier ist etwas graphisches Geschick und natürlich auch Verknüpfungslogik gefragt.
Wählen Sie dazu unter dem Menü Erstellen – Formularentwurf und Sie erhalten das Entwurfsblatt, das Sie nun gestalten. Unter dem Menü Formularentwurf fügen Sie alle Gestaltungs- und Steerelemente hinzu, die Sie aus der Abfrage im Formular verwenden möchten. Sie können dazu auch gut den Steuerelement-Assistenten verwenden. Zwingend ist das Steuerelement ID. Kontrollieren Sie dabei genau das Eigenschaftenblatt jeden Elements.
das Formular
Formular-Steuerelemente
Benennen Sie das Formular sinnvoll. Ich nenne es FormE (für Formular Erfassung). Wechseln Sie nun in die Formularansicht und erfassen Sie mit Klick auf Neu in der Navigation Ihre Datensätze.
Damit Sie nun eine Abbildung des Kunstwerks hinzufügen können, erstellen Sie einen Bilderordner in jenem Verzeichnis, in dem sich auch Ihre Datenbank befindet. Im Erfassungsformular klicken Sie doppelt, um eine Anlage (Abbildung) aus dem eben erstellten Bilderordner hinzuzufügen. Rufen Sie den Pfad auf und fügen das Bild hinzu. Was Sie nun im Formular erfassen, wird in die Tabelle und die Abfrage eingetragen, sodass es von dort her wieder für andere Funktionen abgerufen werden kann.
Vorgehen – der Bericht
Es ist sinnvoll, dass Sie Ihre erfassten Daten in einem Bericht darstellen und diesen auch ausdrucken oder als PDF speichern und teilen können. Sie erstellen den Bericht basierend auf der Abfrage der Tabelle 1. Wählen Sie Erstellen – Berichtsassistent – und dann wieder wie bei der Abfrage alle Felder, die im Bericht erscheinen sollen. Bestätigen Sie mit Weiter und Fertig stellen.
Es ist sinnvoll, dass Sie Ihre erfassten Daten in einem Bericht darstellen und diesen auch ausdrucken oder als PDF speichern und teilen können. Sie erstellen den Bericht basierend auf der Abfrage der Tabelle 1. Wählen Sie Erstellen – Berichtsassistent – und dann wieder wie bei der Abfrage alle Felder, die im Bericht erscheinen sollen. Bestätigen Sie mit Weiter und Fertig stellen.
der Bericht
In der Entwurfsansicht passen Sie das Layout für den Bericht so an, dass dieser beim Drucken in Querformat auch auf einer einzelnen Seite erscheint.
Sie definieren hier gleich am besten eine Schaltfläche, worüber Sie den Druckvorgang starten können. Das ist eine einfache Befehlsschaltfläche, der Sie eine Funktion zuweisen. Diese Prozedur der Befehlsschaltfläche wird sich noch wiederholen und ich erkläre daher die Schritte etwas genauer. Im Berichtsentwurf – Schaltfläche eine solche aufziehen.
Auf dem Eigenschaftenblatt – Register Ereignis – Beim Klicken – Makro-Generator auswählen. Dort kann nun Drucken Objekt zugewiesen werden – Speichern und Schliessen. Die Schaltfläche kann nun in drucken umbenannt werden.
Vorgehen – die Navigation
Damit nun alles schön bequem und funktionell wird, lohnt es sich, eine Bedieneroberfläche zu erstellen. Dazu verwenden wir ein weiteres Formular, das Sie nach Lust und Laune gestalten können. Hier sind Schaltflächen, Sie können auch Textlinks machen, zu verschiedenen Funktionen sinnvoll. Vorgefertigte Makrofunktionen zuweisen geht immer auf dem vorher beschriebenen Weg (SF drucken). Ich nenne das Navigationsformular gerne Cockpit, aber Sie können auch einen anderen Namen verwenden.
Damit nun alles schön bequem und funktionell wird, lohnt es sich, eine Bedieneroberfläche zu erstellen. Dazu verwenden wir ein weiteres Formular, das Sie nach Lust und Laune gestalten können. Hier sind Schaltflächen, Sie können auch Textlinks machen, zu verschiedenen Funktionen sinnvoll. Vorgefertigte Makrofunktionen zuweisen geht immer auf dem vorher beschriebenen Weg (SF drucken). Ich nenne das Navigationsformular gerne Cockpit, aber Sie können auch einen anderen Namen verwenden.
die Navigation
Vorgehen – die Daten verwenden
Sollte Ihnen nun der Bericht der Daten nicht reichen, können Sie diese natürlich auch exportieren und in anderen Programmen, beispielsweise in Excel, weiterverarbeiten.
Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf Ihre Tabelle in der Datenbank und wählen Sie im Kontextmenü – Exportieren – Excel aus.
Sollte Ihnen nun der Bericht der Daten nicht reichen, können Sie diese natürlich auch exportieren und in anderen Programmen, beispielsweise in Excel, weiterverarbeiten.
Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf Ihre Tabelle in der Datenbank und wählen Sie im Kontextmenü – Exportieren – Excel aus.
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Es öffnet sich ein Dialogfenster, wo Sie Exportpfad und Dateinamen angeben. Wenn Sie möchten, können Sie das Layout übernehmen, was aber nicht unbedingt notwendig ist.
Das Resultat sieht dann so aus:
Das Resultat sieht dann so aus:
in Excel importiert
Diese Daten können Sie nun in Excel sortieren und filtern wie Sie wollen, als .csv für vielseitige Verwendung speichern oder als PDF exportieren.
Die Kursdateien stehen Ihnen hier als Zip-Datei zur Verfügung. Entpacken Sie diese in einen Folder und es stehen dann alle Verknüpfungen bereit.
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